A competitividade entre empresas em todos os mercados, exige a constante reavaliação dos processos internos e sua eficiência operacional, visando a otimização, eliminação de gargalos, agilidade, redução de custos, etc.

Uma solução crescente no Brasil, visando a melhoria da eficiência das áreas administrativas da empresa é o Outsourcing ou Terceirização e BPO (business process outsourcing), leia também O que é BPO e porque está sendo adotado por grandes empresas?, que vem se firmando como uma solução eficaz (e por que não, necessária?) para diversas áreas de negócio.

O BPO contribui para o direcionamento do foco das empresas em seu core business, assim dedicando todo o tempo disponível no que mais interessa: crescimento e inovação, deixando as atividades administrativas, e porque não dizer burocráticas, para empresas especializadas realizarem, que portanto pretendem ser mais ágeis e eficientes, e tirarem os custos e retrabalhos da frente, dando espaço para as oportunidades.

Segundo pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Serviços de Apoio Administrativo (Abrapsa) o Brasil está caminhando a passos firmes para o amadurecimento operacional, assim como já ocorre em outros países, como nos EUA, onde cerca de 30% a 35% da folha de pagamento das empresas é terceirizada.

Enquanto a perspectiva de crescimento do PIB brasileiro até 2016 é em média de 4% ao ano (Goldman Sachs), o da terceirização, em geral, atingirá cerca de 10% (dados da IDC).

BPO é uma estratégia que tem sido adotada pelas empresas, mas existem algumas corporações que ainda têm a cultura contrária a este tipo de serviço, principalmente, por não saberem o momento certo para a contratação.

Pensando nisso, listamos algumas dicas importantes para avaliar se esta estratégia se encaixa com o momento de sua empresa:

Cuidados na hora da contratação de uma empresa terceirizada

Deve-se buscar saber se a empresa a ser contratada possui equipe realmente experiente e especializada nas questões trabalhistas, tributárias e fiscais e boas referências no mercado. Todos os comprovantes de pagamentos das obrigações, relativos ao trabalho da contratada, devem ser exigidos por contrato e periodicamente apresentados.

A partir de quantos funcionários

Empresas que possuem a partir de 50 funcionários já terceirizam suas folhas de pagamento através de seus contadores, no entanto, a partir de 2014, entrará em vigor o Sped Social (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – o eSocial, leia também E-Social – O que é e o que muda na vida do profissional de RH) que exigirá detalhamento técnico das informações e muitas destas contabilidades têm de estar preparadas para atender às exigências legais, como em consultorias especializadas em BPO.

Processos no RH que podem ser terceirizados:

Execução e processamento dos processos operacionais de Recursos Humanos, incluindo a elaboração e processos da folha de pagamento mensal e adiantamentos; admissões, documentação e benefícios legais; administração de férias individuais ou coletivas; emissão de documentos, guias, holerites e encargos sociais; geração das diversas guias de recolhimento: DARF, GPS, GRFC, relatórios e arquivos eletrônicos operacionais e legais, tais como, crédito de salários, pensão alimentícia, SEFIP e CAGED; gerenciamento total das informações e históricos dos funcionários e rescisões contratuais com acompanhamento nos sindicatos ou no Ministério do Trabalho para homologações.

O que esperar de uma empresa de terceirização de folha de pagamento?

– Ter a capacidade de fornecer outros serviços que a diferenciem de um contador ou de uma empresa que apenas processa a folha de pagamento. Poder apoiar o cliente com soluções de RH, a nível estratégico e com alto valor agregado, com certeza é um diferencial.

– Possuir uma equipe multidisciplinar com advogados trabalhistas, especialista em recursos humanos, equipe de tecnologia dedicada e contadores à disposição para atender e sanar as eventuais dúvidas;

– Utilizar ferramentas para gestão de pessoas, com tecnologias de ponta, que suporte os processos e gerenciamento dos colaboradores da contratante adequado as melhores práticas de mercado.

– Ter uma visão consultiva, que possibilite gerar soluções integradas, frente a eventuais necessidades de: diagnósticos de processos de gestão de pessoas, pesquisas de clima e salarial, políticas de  contratação/remuneração/cargos & salários e participação de lucros (PLR), gestão por objetivos e competências, etc.

– Gestão de benefícios: Possibilitar a contratação e gerenciamento do programa de benefícios corporativos como: assistência médica, odontológica, vale refeição, alimentação, transporte, seguros de vida, perda de renda, previdência privada, entre outros.

A estruturação das políticas de benefícios aderentes com o mercado em que a empresa atua, é uma ferramenta fundamental no processo de atração e retenção de talentos.

– Velocidade nas respostas, desenvolvimento de SLAs e matriz de responsabilidade (RACI): O modelo de comunicação com o fornecedor, alinhamento das responsabilidades entre as empresas e o prazo de execução/entrega devem ser acordados e monitorados no início da relação entre as empresas para que todas as obrigações legais sejam cumpridas.

Quando não há terceirização da folha de pagamento o que as empresas podem perder?

Os custos diretos (headcount, horas extras e materiais de consumo),  os custos indiretos (espaço físico e tecnologia) e custos alocados (centro corporativo, parte da gestão do RH e tecnologia corporativa), podem ser drasticamente reduzidos com a contratação de consultoria de BPO.

O BPO pode ser uma ótima ferramenta para o empreendedor, e, mais do que uma tendência, tem se mostrado elemento necessário para atingir altas performances operacionais, estratégicas e mercadológicas.

A ByWise, como TOTVS Business Partner, provê as seguintes soluções BPO TOTVS, que se encaixam em qualquer porte ou tipo de empresa, fazem a gestão e a otimização de processos, visando agregar valor ao negócio do cliente:

• BPO de Folha de Pagamento
• BPO Administrativo Financeiro
• BPO Fiscal
• BPO Jurídico
• BPO de Segmento

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Fonte: Baguete (www.baguete.com.br)