Arquivos Mensais:outubro 2015

Empregado sobrecarregado: A maior preocupação do RH nas organizações

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Pesquisa da Deloitte identifica a necessidade de simplificar o ambiente de trabalho a fim de criar mais tempo para reflexão e aumentar a produtividade nas organizações.

Você está sobrecarregado com informações e atividades relativas ao trabalho? Você não está sozinho. Isso é o que diz a pesquisa da Deloitte, que, após coletar opiniões de mais de 2,5 mil líderes empresariais e de RH, em 94 países, constatou que o empregado sobrecarregado é uma preocupação global no mundo dos negócios.

A globalização, a hiperconectividade e o excesso de informação parecem nos manter ligados ao trabalho 24 horas por dia e contribuem para o fenômeno do “empregado sobrecarregado”.

As organizações consideram isso como um desafio para a produtividade individual e para o desempenho geral da empresa, mas têm dificuldades para lidar com esse problema.

Enquanto dois terços dos líderes reconhecem a necessidade de mudar esse contexto, quase a metade deles afirma “não estar preparado” para lidar com isso.

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“De acordo com pesquisa divulgada pela Google, em agosto de 2014, o brasileiro vive uma realidade de hiperconexão, hipermobilidade e hiperinformação: 74% da população entre 16 e 49 anos das classes A, B e C vive conectada. Esse número tem crescido, sobretudo em relação aos dispositivos móveis: enquanto 29% dos brasileiros usam smartphones, o número sobe para 45% entre jovens entre 16 e 34 anos.”
Fonte: bit.ly/1OVyyi8

Diante deste cenário, a Deloitte traz algumas recomendações sobre como as empresas podem iniciar esforços para simplificar o ambiente de trabalho, aumentar a produtividade e impulsionar o engajamento dos funcionários. As principais conclusões dos estudos de Tendências Globais de Capital Humano, tanto de 2014 quanto de 2015, estão concentradas em três áreas:

A importância de se abordar a tendência do empregado sobrecarregado
A Deloitte concluiu que as interrupções e a participação em fluxos de comunicação constantes e múltiplos (hiperconectividade) estão minando a capacidade dos trabalhadores de absorver e processar informações. Além disso, numa economia global, novas informações estão constantemente sendo geradas, criando dificuldades inesperadas para os empregados que tentam encontrar a informação “correta”. Perdidos em um mar de informações, 72% dos trabalhadores dizem que “não conseguem encontrar a informação que precisam dentro dos sistemas de informação de suas empresas”. Fazer uma triagem eficiente através dessa avalanche de informações e criar mais tempo para pensar e produzir ideias são as mensagens centrais dessa pesquisa.

Para evitar uma visão vitimista, o relatório também observa que os empregados se apegam a culturas empresariais que consideram “estar sempre ocupado como uma medalha de honra ao mérito”. Confundem sucesso com atividade, ao invés de insight, e assim reforçam o ciclo do empregado sobrecarregado.

Dada esta complexidade, não surpreende o relatório concluir que 65% dos executivos classificam o empregado sobrecarregado como uma tendência “urgente” ou “importante”. Além disso, este é um problema identificado em todos os 94 países pesquisados.

As respostas das organizações a este empregado sobrecarregado
Não obstante o fato de que dois terços dos pesquisados classificam essa questão como “importante” ou “urgente”, os resultados mostraram que 57% dos entrevistados acreditam que suas organizações são “fracas” quando se trata de auxiliar os trabalhadores a enfrentar a sobrecarga de informações e ajudar os líderes administrarem suas agendas lotadas. Além disso, quase a metade (44%) afirma que não é capaz de abordar o problema, ou seja: não sabem como tratar a questão do empregado sobrecarregado como um “problema generalizado que exige uma resposta da empresa”.

O estudo concluiu que, embora as organizações reconheçam a importância e o impacto negativo do empregado sobrecarregado, lacunas nas estruturas existentes impedem as organizações de aplicarem estratégias de mitigação. Os líderes simplesmente não sabem o que fazer, e, paradoxalmente, a sua própria sobrecarga de informações pode estar impactando no tempo que têm para pensar criativamente sobre uma resposta estratégica.

Práticas cotidianas para reduzir a sobrecarga de informações
O relatório identifica quatro tipos de estratégias empresariais que estão sendo implantadas para influenciar a comunicação e os padrões laborais, de modo a reduzir a tendência do “empregado sobrecarregado”:

  • Utilizar equipes menores e ágeis: as pesquisas de Hackman (um ex-professor das universidades de Harvard e Yale) demonstram que equipes pequenas têm um desempenho superior ao de equipes maiores. Isso vem estimulando um foco na interação entre essa pequena equipe (reduzindo os fluxos de informação) e em estabelecer limites para o tamanho dessas equipes, bem como no número de participantes e no tempo de duração de uma reunião, por exemplo.
  • Simplificar as práticas de RH e os sistemas para o empregado: a pesquisa aponta políticas e práticas de RH para promover a flexibilidade no ambiente de trabalho e permitir que os trabalhadores espaireçam e se “desliguem” um pouco. Algumas empresas, como a Adobe, eliminaram etapas em seus processos de avaliação de desempenho para economizar tempo. Outras se concentraram na interface dos sistemas de RH a fim de minimizar o número de cliques que o usuário final precisa realizar.
  • Terceirizar ou internalizar atividades acessórias: a Pfizer desenvolveu um programa para permitir que seus funcionários se livrem de tarefas técnicas e administrativas não essenciais, resultando em cientistas empenhando mais tempo em atividades de valor agregado, que de fato utilizam as suas competências científicas.
  • Mudar as expectativas em relação ao trabalho: o relatório mostra que algumas organizações estão fazendo experiências com um “período sem email”. Uma das empresas restringiu o uso do “cc” ou “responder a todos”, reduzindo o envio de emails em cópia para várias pessoas, e reservou meio dia por semana para se concentrar em iniciativas de liderança da empresa.

O estudo apresenta quatro iniciativas sobre como as empresas podem iniciar a simplificação do trabalho:

1. Tornar a simplificação uma prioridade para o negócio e para o RH
Comece por criar uma equipe dedicada à simplificação do ambiente de trabalho. Reconheça o problema e busque um consenso sobre a necessidade de se simplificar o trabalho. Pergunte aos funcionários sobre desperdícios de tempo e processos complexos e desenvolva um business case para embasar uma reformulação. Certifique-se de que o RH está envolvido em qualquer discussão sobre a simplificação do trabalho.
2. Ter emails e reuniões improdutivas sob controle
Reduzir o número de emails, reuniões e teleconferências proporciona às pessoas um ambiente mais calmo, mais relaxado para trabalhar e pensar. A pesquisa também aponta que pessoas que usam seus telefones para emails durante a noite são menos produtivas durante o dia.
3. Investir em tecnologias mais integradas e mais simples
Grandes fornecedores de tecnologia agora investem em programas para simplificar seus aplicativos e ferramentas. As grandes desenvolvedoras de soluções de tecnologia, por exemplo, vão ao mercado promover o valor da simplificação de TI. Em vez de procurar por mais funcionalidades, as empresas deveriam avaliar os softwares também em relação à sua facilidade de uso. Além disso a busca por terceirização de processos que não façam parte do core business das empresas, é uma maneira de focar na atividade fim.
4. Implementar o design thinking e a simplificação de processos no âmbito do RH
O design thinking é um processo novo que envolve desenvolvedores de interface, especialistas em processos e designers gráficos juntos para tornar os sistemas de trabalho mais funcionais e mais fáceis de usar. Equipes de RH devem servir como modelo para a organização, ao remover etapas e usar o design thinking para desenvolver processos e tecnologias “simples e suficientes” para ajudar as pessoas na realização do trabalho.

A conclusão deste estudo da Deloitte é que “as empresas precisam reconhecer que este empregado hiperconectado e sobrecarregado já é uma preocupação para os negócios. A prioridade para os líderes empresariais e de RH consiste em encontrar maneiras de tornar mais fácil encontrar informações, simplificar processos e sistemas, manter as equipes pequenas, e garantir que os líderes mantenham o foco”. Este tipo de intervenção irá ajudar a melhorar o engajamento, o trabalho em equipe e a produtividade.

A Bywise Consulting apoia diariamente seus clientes a simplificarem as atividades e processos, utilizando das soluções TOTVS como ferramenta, bem como a terceirização de processos de negócios (BPO – Business Process Outsourcing), leia também O que é BPO e porque está sendo adotado por grandes empresas?.

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Fonte: Mindquest Educação Corporativa (Blog)

Gestão de Recebíveis como diferencial competitivo no Segmento Educacional

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Visão profissional na Gestão de Recebíveis

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Nos últimos 10 anos, com os programas federais para incentivo e acesso ao ensino superior, tais como PROUNI e FIES, e a ascensão social da Classe C brasileira, fizeram do mercado educacional alvo de grandes investimentos e com isso a competitividade entre as instituições de ensino do país, acarretaram em fusões, aquisições, novos formatos de negócios no segmento.

Dessa forma, a gestão profissional tem se tornado fator crítico de sucesso de muitos grupos educacionais. A mudança drástica do cenário da educação superior exige o atingimento de maturidade necessária ao alcance do equilíbrio de processos e dos resultados estratégicos.

Quando se trata da gestão financeira, existem grandes desafios a serem vencidos na busca da maturidade e equilíbrio mencionados. Em um mercado com alto nível de competição, a gestão financeira eficiente precisa ser um dos pilares para a solidez dos negócios.

Buscando dar suporte à gestão estratégica dos negócios no segmento educacional, a TOTVS, oferece uma solução robusta e integrada, que permite a gestão financeira em diversos níveis de processos e agentes (bancos, instituições, empresas de cobrança, etc). Com foco na Gestão de Recebíveis, podemos dividir as funcionalidades em quatro frentes de recursos:

  • Processos de Geração: Permite a gestão da política de formação de preço, do contrato financeiro com um ou mais responsáveis financeiros, de bolsas e financiamentos, de cobrança sobre solicitações diversas, da geração de boletos com agrupamento de serviços. Uma vez realizado o processo de geração de boletos, a estrutura de convênios bancários permite o gerenciamento de diversos convênios, com aderência ao padrão CNAB e aos processos financeiros vigentes no mercado financeiro. Além disso, é possível o envio de linha digitável para o aluno/cliente por SMS, através de plataforma mobile, envio do boleto por e-mail, por correios ou consulta via extrato financeiro web;
  • Baixa e Recebimento: O sistema provê uma complexa estrutura de recebimento de valores em carteira por controle de sessões de caixa, de recebimento por convênios bancários como retorno de cobrança, débito em conta e DDA. Além disso, já é possível o recebimento de boletos via cartão de crédito com parcelamento ou cartão de débito, com processamento através de gateway de pagamento Cielo.
  • Processos de Negociação: Os controles de inadimplência e processos de negociação exigem cada dia mais disciplina e inteligência das instituições, no controle e manutenção das metas de recuperação e liquidez. Com o módulo de negociação, por exemplo, é possível que políticas desenhadas à determinados grupos de alunos, seja presencial ou remotamente, integrem com a estrutura de recebimento. Com esse recurso, o dia a dia do processo será mais fácil, evitando filas, burocracia, e perda de tempo. Além disso, a integração com o backoffice permite o correto tratamento de bloqueios nos processos de matrícula e rematrícula, disciplinando as relações de cobrança de possíveis devedores. Com o uso de personalização do produto através de fórmulas visuais e metadados, diversas regras de negócio específicas tem sido desenvolvidas e aplicadas para ampliação das políticas de gestão e controle da inadimplência e medição das ações de recuperação;
  • Estruturas de Cobrança: Os indicadores de persistência, inadimplência e recuperação de perdas são diretamente influenciados pela correta estruturação das ações de cobrança. Geralmente, essa estrutura dependerá de diversos fatores como público, mercado, localidade, dentre outros. Mas como citado anteriormente, a disciplina e inteligência na gestão desses processos podem reduzir drasticamente os indicadores de PDD do negócio. Independente da estratégia de cobrança ou do âmbito (interno / externo), é possível implementar os processos de cobrança com uso das funcionalidades já mencionadas, através do disparo de ações de telemarketing ativo, controle de negativação em serviços de proteção ao crédito e gestão por workflow, compondo uma completa estrutura de ações de cobrança e recuperação.

Mobilidade, inteligência e conhecimento organizacional. A ByWise Consulting, TOTVS Partner especialista em soluções para o segmento educacional, oferece a parceria necessária na formação de diferenciais para a gestão profissional e alcance dos resultados.

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Fonte:Blog TOTVS

 

O que é BPO e porque está sendo adotado por grandes empresas?

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Business Process Outsourcing é uma valiosa estratégia para adoção de serviços em processos de negócios para companhias em busca de novas maneiras de aumentar o desempenho empresarial, por um maior controle dos custos, redução dos riscos, fomentar a colaboração e incrementar a transparência. Saiba mais:

Como é composto?

O BPO proporciona alto desempenho aos processos de negócios dos clientes por meio do gerenciamento da execução operacional, este gerenciamento é composto por uma boa prática para o processo de negócio em questão, tecnologia aplicada ao processo de negócio e um modelo de governança para o processo de negócio.

Como se aplica?

O BPO de processos de negócios aplica uma boa prática na execução operacional das diversas atividades, eventos, tarefas, etc. definidas em um mapa do processo de negócio e organizadas em fluxo de trabalho e sequência de procedimentos, apropriada para obter ganhos de produtividadade e aumentar a eficiência deste processo de negócio terceirizado.

Automação de Processos

O BPO de processos de negócios adota a tecnologia da informação e comunicação, infra-estrutura, software aplicativos e ferramentas de gestão da comunicação e da automação do processo de negócio, para tornar mais eficaz as entradas em sistemas, o processamento, e a produção de relatórios, arquivos de integração com sistemas do governo e outros sistemas internos.

Gestão

O BPO de processos de negócios propõe ainda que no gerenciamento de Outsourcing, seja adotado um modelo de governança dos serviços para os processos de negócios. Padrões, métricas, e indicadores, aliados a reuniões periódicas torna-se uma valiosa ferramenta para medir o desempenho do processo de negócio, registrar os prazos e a qualidade dos resultados produzidos, bem como analisar a causa por eventuais defeitos, propor a melhoria continua e a inovação nos processos de negócios em busca de aumentar a sua produtividade e novos patamares de excelência operacional.

Principal Característica

O BPO de processos de negócios se caracteriza e se diferencia das demais vertentes do Outsourcing pela responsabilidade civil e pela garantia na entrega dos níveis de serviço acordados em contrato especifico para a prestação de serviços de execução operacional destes processos de negócios.

Desta forma, o BPO não é outsourcing de software aplicativos,  o BPO não é outsourcing de infraestrutura computacional e de comunicação, o BPO não é outsourcing de mão-de-obra, mesmo que especializada, como por exemplo “call centers”.

Especialização

Os provedores de BPO de processos de negócios tem foco e especialização em oferecer processos de negócios com determinado padrão e excelência operacional, gestão por processo, e automação dos processos.

Nível de Serviço Contratado

Os compradores de BPO de processos de negócios adquirem os serviços especializados dos provedores, elegendo os processos de negócios que farão parte do escopo de contratação, os volumes que serão consumidos pelo processo, e os níveis de serviço esperados, tais como prazo de entrega do serviço e padrão de qualidade exigidos, definindo-se a quantidade de defeitos para determinado volume de transações em determinado espaço de tempo.

 Vantagens

O BPO de processos de negócios ajuda as companhias a alcançar alto desempenho por:

1. Elevar a eficácia organizacional;

2. Melhorar o fluxo de caixa e a liquidez;

3. Preparar-se para o crescimento ao estabelecer operações e novas funções com maior velocidade;

4. Transformar processos existentes com maior controle e aumento de produtividade;

5. Facilitar a integração de novos projetos e novas operações;

 

A ByWise, como TOTVS Business Partner, provê as seguintes soluções BPO TOTVS, que se encaixam em qualquer porte ou tipo de empresa, fazem a gestão e a otimização de processos, visando agregar valor ao negócio do cliente:

  • BPO de Folha de Pagamento
  • BPO Administrativo Financeiro
  • BPO Fiscal
  • BPO Jurídico
  • BPO de Segmento

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Fonte: Abrapsa – Associação Brasileira de Prestadores de Serviços Admnistrativos.