O tema “Retorno sobre o investimento (ROI)” chama a atenção principalmente dos gestores que se deparam com novos projetos, onde além do montante de investimento ser expressivo, requerer a demonstração da viabilidade, e do retorno para a organização.

Hoje, com as dificuldades enfrentadas em diversos setores da economia brasileira, uma das áreas que merece atenção redobrada, e tem sofrido com mudanças constantes,  desta forma necessitando de um cuidado especial é a área tributária. Por isso, mais do que nunca, todo e qualquer investimento para solução de problemas na organização precisa estar atrelado a um retorno real e palpável. Logo, a busca por produtos e serviços que possam contribuir na maximização dos resultados, através de ações diretas nas atividades operacionais, tem sido cada vez maior.

O PAPEL DO ERP NA ÁREA FISCAL

Um dos principais solucionadores de problemas de gestão nas empresas tem sido os sistemas ERP – Enterprises Resource Planning. Além de integrar todas as informações das áreas da empresa, auxilia a visão de negócio para todos os gestores de cada setor envolvido. Apesar do sucesso do produto, o investimento é alto para aquisição do software que também é complexo na sua utilização, o que dificulta em demonstrar o retorno sobre o investimento que ele apresenta.

Apesar disso, é possível encontrar alguns retornos mais comum que indicam, como por exemplo, ganho de tempo ou redução de estoques:

Com a implementação do ERP, teremos em 6 meses, uma redução de 25% no nível de estoques*

• Redução de 15% do lead time de produção*

*Números meramente ilustrativos

 Esses dois retornos representam um início de otimização da organização, mas cuidado, isso não é tudo para que uma empresa possa sobreviver. Com todas as exigências do fisco e a complexidade dos impostos, já se tornou um diferencial competitivo as empresas que possuem um controle fiscal que vai muito além do que os resultados gerados pelo ERP. Infelizmente, com as repentinas mudanças econômicas, além de provocar novas exigências no cenário fiscal das empresas, é necessário um cuidado ainda mais aprofundado da gestão empresarial.

O MAIOR DESAFIO DO GESTOR FISCAL

O grande desafio para o gestor fiscal está em estudar detalhadamente como os processos da sua área são realizados no sistema ERP contratado e identificar qual a melhor forma de complementar toda metodologia que envolve a gestão dos documentos e das obrigações fiscais. Neste cenário, para obter um melhor resultado é importante que cada empresa encontre um produto ou serviço focado na gestão fiscal que contemple a dinâmica e complexidade do ERP que ela trabalha. Ou seja, é preciso de muita flexibilidade e dinamismo, pois a complexidade dos impostos pela atual legislação, requerem um alto nível de especialização e atualização contínua das informações dos sistemas escolhidos.

As boas práticas da gestão fiscal sugerem considerar a obtenção tanto de resultados tangíveis quanto de intangíveis. Portanto, é possível haver ganho na eficiência, na qualidade da informação, mas também na redução do nível de exposição fiscal. Mas como alcançar esses tipos de resultados?

Com a ajuda de um processo completo de Governança e Compliance Fiscal integrado ao ERP da empresa, a gestão fiscal passa a ser mais do que o controle das informações, e inicia um processo de gestão de riscos, compliance e maximização de resultados da empresa. Por exemplo, tudo o que envolve o recebimento fiscal passa a ser controlado de forma mais automática, impactando no resultado final da empresa. Veja alguns exemplos abaixo:

1. Recepção do caminhão na portaria;
2. Conferência física da mercadoria;
3. Verificação antes mesmo da chegada deste caminhão, da coerência do pedido com a nota fiscal;
4. Verificação de tempos em tempos se o fornecedor não cancelou a nota fiscal;
5. A ciência da operação e a confirmação da operação via manifesto do destinatário;
6. O download do xml não enviado, entre outras.

 E aí, você tem feito esse controle com profundidade? Ou então, tem conseguido medir o retorno sobre todo o tempo ou investimento realizado sobre essas atividades?

A DOR DE CABEÇA DAS DIVERGÊNCIAS E RETRABALHOS

Todo final de mês acontece o fechamento contábil e fiscal, e é aquela correria, problemas para resolver em pouco tempo e muitas coisas acabam ficando sem solução devido à falta de tempo. A grande dificuldade enfrentada está em realizar essa importante atividade parcialmente e não apenas ao final do mês. Portanto, apesar de todos estarem ciente da importância de realizar esse processo durante os dias ou semanas do mês, o que ocorre é que uma boa parte das empresas ainda acabam realizando apenas ao final do mês, por consequência, tornando a rotina dos envolvidos nesse processo muito árduas, o que por consequência reduz o nível de qualidade da informação gerada, disponibilizando aos gestores, informações que não espelham 100% a realidade, e também a uma exposição fiscal desnecessária.

Mas, afinal, o que impede de realizar diariamente as validações, e semanalmente estabelecer fechamentos parciais?

As empresas que ainda mantém muitas atividades manuais na área fiscal, e que por consequência acabam gerando retrabalhos e morosidades, acabam tendo grandes desperdícios de tempo. Por isso, mais do que nunca o uso da tecnologia e a automatização dos processos vem para oferecer mais agilidade aos profissionais da área fiscal, permitindo assim que cada atividade seja realizada no menor tempo possível, com qualidade, e visão de negócio para obtenção de um melhor resultado.

Há inúmeras divergências em relação a cadeia fiscal da empresa, mas uma que chama a atenção é o baixo nível de compliance na área de compras que reflete diretamente nas atividades fiscais. Independente da organização ter no seu ERP ou em sistema especialista todas as funcionalidades que auxiliam nos processos de qualificação do fornecedor, cotação de preços, e efetivação do pedido, poderá ocorrer inconsistências entre as informações dos pedidos aprovados em relação as notas fiscais emitidas pelos fornecedores, como:

1. Valor unitário
2. Quantidade
3. Condição de Pagamento
4. Tipo de Frete
5. Data de entrega, entre outros.

Quando o profissional recebe a mercadoria e detecta algum erro referente a nota fiscal versus o pedido, o tempo dedicado ao ajuste é irreparável, além de que mercadoria parada, é pedido não atendido, que gera cliente insatisfeito, e que por aí vai. Mas como evitar esse tipo de problema? O ideal é que haja um controle minucioso, e de preferência automatizado, que permita a verificação antecipada dessas informações.

O desafio para o gestor Fiscal é grande conforme já mencionamos, pois além de lidar com a complexidade e constantes mudanças da legislação, a área fiscal é uma das áreas onde desembocam informações de quase toda a organização.

Assim é necessário estar sempre em busca de soluções flexíveis e que demonstrem formas práticas de alcançar o ROI para os projetos que implementarão.

A By Wise Consulting apoia diariamente seus clientes a simplificarem as atividades e processos, utilizando das soluções TOTVS como ferramenta.

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Fonte: Quirius