Pesquisa da Deloitte identifica a necessidade de simplificar o ambiente de trabalho a fim de criar mais tempo para reflexão e aumentar a produtividade nas organizações.

Você está sobrecarregado com informações e atividades relativas ao trabalho? Você não está sozinho. Isso é o que diz a pesquisa da Deloitte, que, após coletar opiniões de mais de 2,5 mil líderes empresariais e de RH, em 94 países, constatou que o empregado sobrecarregado é uma preocupação global no mundo dos negócios.

A globalização, a hiperconectividade e o excesso de informação parecem nos manter ligados ao trabalho 24 horas por dia e contribuem para o fenômeno do “empregado sobrecarregado”.

As organizações consideram isso como um desafio para a produtividade individual e para o desempenho geral da empresa, mas têm dificuldades para lidar com esse problema.

Enquanto dois terços dos líderes reconhecem a necessidade de mudar esse contexto, quase a metade deles afirma “não estar preparado” para lidar com isso.

“De acordo com pesquisa divulgada pela Google, em agosto de 2014, o brasileiro vive uma realidade de hiperconexão, hipermobilidade e hiperinformação: 74% da população entre 16 e 49 anos das classes A, B e C vive conectada. Esse número tem crescido, sobretudo em relação aos dispositivos móveis: enquanto 29% dos brasileiros usam smartphones, o número sobe para 45% entre jovens entre 16 e 34 anos.” Fonte: bit.ly/1OVyyi8

Diante deste cenário, a Deloitte traz algumas recomendações sobre como as empresas podem iniciar esforços para simplificar o ambiente de trabalho, aumentar a produtividade e impulsionar o engajamento dos funcionários. As principais conclusões dos estudos de Tendências Globais de Capital Humano, tanto de 2014 quanto de 2015, estão concentradas em três áreas:

A importância de se abordar a tendência do empregado sobrecarregado
A Deloitte concluiu que as interrupções e a participação em fluxos de comunicação constantes e múltiplos (hiperconectividade) estão minando a capacidade dos trabalhadores de absorver e processar informações. Além disso, numa economia global, novas informações estão constantemente sendo geradas, criando dificuldades inesperadas para os empregados que tentam encontrar a informação “correta”. Perdidos em um mar de informações, 72% dos trabalhadores dizem que “não conseguem encontrar a informação que precisam dentro dos sistemas de informação de suas empresas”. Fazer uma triagem eficiente através dessa avalanche de informações e criar mais tempo para pensar e produzir ideias são as mensagens centrais dessa pesquisa.

Para evitar uma visão vitimista, o relatório também observa que os empregados se apegam a culturas empresariais que consideram “estar sempre ocupado como uma medalha de honra ao mérito”. Confundem sucesso com atividade, ao invés de insight, e assim reforçam o ciclo do empregado sobrecarregado.

Dada esta complexidade, não surpreende o relatório concluir que 65% dos executivos classificam o empregado sobrecarregado como uma tendência “urgente” ou “importante”. Além disso, este é um problema identificado em todos os 94 países pesquisados.

As respostas das organizações a este empregado sobrecarregado
Não obstante o fato de que dois terços dos pesquisados classificam essa questão como “importante” ou “urgente”, os resultados mostraram que 57% dos entrevistados acreditam que suas organizações são “fracas” quando se trata de auxiliar os trabalhadores a enfrentar a sobrecarga de informações e ajudar os líderes administrarem suas agendas lotadas. Além disso, quase a metade (44%) afirma que não é capaz de abordar o problema, ou seja: não sabem como tratar a questão do empregado sobrecarregado como um “problema generalizado que exige uma resposta da empresa”.

O estudo concluiu que, embora as organizações reconheçam a importância e o impacto negativo do empregado sobrecarregado, lacunas nas estruturas existentes impedem as organizações de aplicarem estratégias de mitigação. Os líderes simplesmente não sabem o que fazer, e, paradoxalmente, a sua própria sobrecarga de informações pode estar impactando no tempo que têm para pensar criativamente sobre uma resposta estratégica.

Práticas cotidianas para reduzir a sobrecarga de informações
O relatório identifica quatro tipos de estratégias empresariais que estão sendo implantadas para influenciar a comunicação e os padrões laborais, de modo a reduzir a tendência do “empregado sobrecarregado”:

• Utilizar equipes menores e ágeis: as pesquisas de Hackman (um ex-professor das universidades de Harvard e Yale) demonstram que equipes pequenas têm um desempenho superior ao de equipes maiores. Isso vem estimulando um foco na interação entre essa pequena equipe (reduzindo os fluxos de informação) e em estabelecer limites para o tamanho dessas equipes, bem como no número de participantes e no tempo de duração de uma reunião, por exemplo.
• Simplificar as práticas de RH e os sistemas para o empregado: a pesquisa aponta políticas e práticas de RH para promover a flexibilidade no ambiente de trabalho e permitir que os trabalhadores espaireçam e se “desliguem” um pouco. Algumas empresas, como a Adobe, eliminaram etapas em seus processos de avaliação de desempenho para economizar tempo. Outras se concentraram na interface dos sistemas de RH a fim de minimizar o número de cliques que o usuário final precisa realizar.
• Terceirizar ou internalizar atividades acessórias: a Pfizer desenvolveu um programa para permitir que seus funcionários se livrem de tarefas técnicas e administrativas não essenciais, resultando em cientistas empenhando mais tempo em atividades de valor agregado, que de fato utilizam as suas competências científicas.
• Mudar as expectativas em relação ao trabalho: o relatório mostra que algumas organizações estão fazendo experiências com um “período sem email”. Uma das empresas restringiu o uso do “cc” ou “responder a todos”, reduzindo o envio de emails em cópia para várias pessoas, e reservou meio dia por semana para se concentrar em iniciativas de liderança da empresa.

O estudo apresenta quatro iniciativas sobre como as empresas podem iniciar a simplificação do trabalho:

1. Tornar a simplificação uma prioridade para o negócio e para o RH

Comece por criar uma equipe dedicada à simplificação do ambiente de trabalho. Reconheça o problema e busque um consenso sobre a necessidade de se simplificar o trabalho. Pergunte aos funcionários sobre desperdícios de tempo e processos complexos e desenvolva um business case para embasar uma reformulação. Certifique-se de que o RH está envolvido em qualquer discussão sobre a simplificação do trabalho.

2. Ter emails e reuniões improdutivas sob controle

Reduzir o número de emails, reuniões e teleconferências proporciona às pessoas um ambiente mais calmo, mais relaxado para trabalhar e pensar. A pesquisa também aponta que pessoas que usam seus telefones para emails durante a noite são menos produtivas durante o dia.

3. Investir em tecnologias mais integradas e mais simples

Grandes fornecedores de tecnologia agora investem em programas para simplificar seus aplicativos e ferramentas. As grandes desenvolvedoras de soluções de tecnologia, por exemplo, vão ao mercado promover o valor da simplificação de TI. Em vez de procurar por mais funcionalidades, as empresas deveriam avaliar os softwares também em relação à sua facilidade de uso. Além disso a busca por terceirização de processos que não façam parte do core business das empresas, é uma maneira de focar na atividade fim.

4. Implementar o design thinking e a simplificação de processos no âmbito do RH

O design thinking é um processo novo que envolve desenvolvedores de interface, especialistas em processos e designers gráficos juntos para tornar os sistemas de trabalho mais funcionais e mais fáceis de usar. Equipes de RH devem servir como modelo para a organização, ao remover etapas e usar o design thinking para desenvolver processos e tecnologias “simples e suficientes” para ajudar as pessoas na realização do trabalho.

A conclusão deste estudo da Deloitte é que “as empresas precisam reconhecer que este empregado hiperconectado e sobrecarregado já é uma preocupação para os negócios. A prioridade para os líderes empresariais e de RH consiste em encontrar maneiras de tornar mais fácil encontrar informações, simplificar processos e sistemas, manter as equipes pequenas, e garantir que os líderes mantenham o foco”. Este tipo de intervenção irá ajudar a melhorar o engajamento, o trabalho em equipe e a produtividade.

A Bywise Consulting apoia diariamente seus clientes a simplificarem as atividades e processos, utilizando das soluções TOTVS como ferramenta, bem como a terceirização de processos de negócios (BPO – Business Process Outsourcing), leia também O que é BPO e porque está sendo adotado por grandes empresas?.

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Fonte: Mindquest Educação Corporativa (Blog)