Mas não haja como um comprador de primeira-viagem!

São as dicas preciosas de Bart Perkins, para a revista ComputerWorld:

• Ao terceirizar um processo ou uma etapa de um processo, comece perguntando o porquê. Razões para terceirizar incluem atendimento de demandas sazonais, ganho de acesso a conhecimentos especializados, e mudar os custos fixos para custos variáveis. Estas motivações afetam todas as partes do contrato, e são fundamentais para determinar os níveis de serviço, métricas e custos. Na ausência de objetivos claramente acordados, alguns executivos, inevitavelmente, se tornam infelizes com a contratação e resultado final.
• Ser completo. Analisar a proposta com cuidado. Um contrato de terceirização é um documento complexo que tenta descrever claramente as tarefas que o contratante irá realizar e aqueles que o cliente irá reter. Transparência pode ser difícil, especialmente quando o documento original foi escrito por vários departamentos, ou por técnicos que não gostam de escrever propostas e verificar os horários diferentes, exposições e definições do “trabalho real.”É bastante comum para um contratante para criar uma proposta combinando seções de propostas anteriores. Apressadamente documentos preparados raramente recebem avaliação interna adequada.

• Construir o seu próprio modelo financeiro. Preços do contratante podem abranger tudo, de medidas técnicas detalhadas de taxas baseadas nos negócios, tais como custo por cheque de folha de pagamento. Independentemente do modelo de preços, comparar o que seus custos seriam com a terceirização e sem ele. Custos de transição de uma só vez das terceirizadas e os custos operacionais em curso são fáceis. Outros custos pode ser mais difíceis de determinar. Estes incluem penalidades para contratos se encerrados prematuramente, futura atualização de tecnologia e pessoal para gerir o contratante. Embora este exercício não pode alterar a decisão, é parte de uma análise minuciosa e é útil se a eventual decisão for sempre questionada.

• Antecipar o futuro. Normalmente, as equipes de vendas dizem que grandes mudanças de negócios, desconhecidas, será algo que vai ser “negociado de boa fé” ao longo do contrato. Embora ambas as partes devem negociar de boa fé, deixar o mínimo possível por ser alterado no futuro. Considere o modelo de negócio antes de finalizar o contrato. Negócios sazonais precisam ser capazes de aumentar ou diminuir o uso rapidamente, sem ser penalizado. Altamente negócios regulados precisa garantias quanto ao cumprimento continuado.

• Obter um acordo pré-nupcial. Embora todo mundo espera uma relação de outsourcing será bem-sucedida e duradoura, estas parcerias não são casamentos. Definir os serviços o contratante irá fornecer, se você decidir encerrar o seu relacionamento e mudar para outro contratante. Especificamente, o contratante precisa predefinir taxas, entregar seus dados em um formato prescrito e ajudar com a transição com assistência oportuna.

• Obter promessas por escrito. Uma vez que o contrato é assinado, a equipe de entrega irá assumir a partir da equipe de vendas. A equipe de entrega não vai saber o que a equipe de vendas prometeu e não estava em contrato, de modo que eles vão ter dificuldade em fazer a conta rentável e receber bônus. Da mesma forma, a equipe de negociação do comprador é susceptível de alterar os contratos, como os executivos se concentrar em outras questões e membros da equipe são realocados. Com tantos novos participantes, apenas os compromissos que estão por escrito serão honrados.
  Reconheça que o contratante não é a sua melhor amiga. Os vendedores são afáveis e muitos parecem ser o seu novo melhor amigo. No entanto, os vendedores são pagos pelo contratante. Isso não significa que os vendedores são antiéticos, isso significa que os compradores devem realizar sua própria análise e não devem ser embalados pela retórica de vendas.

• Implementar uma estratégia de negociação. Uma boa estratégia de negociação é construída sobre três pilares: informação sobre as necessidades do subcontratante, o conhecimento do exercício do contratante e do nível de acesso de a equipe de vendas tem aos tomadores de decisão do contratante. Determinar quais os termos do contrato são importantes para o vendedor. Organize o caledário de suas negociações para culminar um pouco antes do final de um trimestre ou no final do ano fiscal. Exija uma equipe mais sênior de vendas (especialmente se você quiser algo além das cláusulas contratuais normais) se a sua equipa não tem acesso aos decisores.

Ao negociar um contrato de terceirização, respire profundamente e leve o tempo que for necessário para fazê-lo direito. A equipe de vendas vai empurrar para a avaliação rápida e minimizar a importância da due diligence, deixando as pontas soltas a serem abordadas em alterações futuras. O comprador deve determinar o ritmo das negociações e assinar o contrato somente após todas as preocupações têm sido abordadas de forma satisfatória. Criar um contrato de terceirização que irá cumprir com êxito necessidades contínuas da empresa, é um empreendimento complexo. Mas não fazê-lo pode assombrar sua organização enquanto durar o contrato. Em outras palavras, não se comporte como um comprador de primeira viagem!

Bart Perkins é sócio-gerente da alavancagem baseada em Ky. Louisville, Partners Inc., que ajuda as organizações a investir bem em TI. Contacte-lo em BartPerkins@LeveragePartners.com.

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Fonte: ComputerWorld Blog.