Sabe aquele momento da reunião de trabalho em que você se pergunta, qual o motivo desta reunião mesmo? Ou então pensa: neste momento poderia ter concluído aquelas tarefas que estão pendentes… gerando inquietação, insatisfação e desmotivação.
Muitos colaboradores e executivos tem odiado a idéia de parar suas atividades para reuniões, que se tornaram sinônimo de perda de tempo.
“A principal razão para as pessoas odiarem reuniões é que elas não andam ou não resultam em nada”, diz Glen Parker, consultor de construção de equipes e autor deReuniões Excelentes: 33 Ferramentas para Obter Resultados em Reuniões.
Funcionários interessados em alcançar metas são ainda mais afetados por reuniões, de acordo com Steve G. Regelberg, professor de ciência e psicologia organizacional da Universidade da Carolina do Norte, Charlotte. Em 2005, ele liderou uma pesquisa com 908 funcionários sobre reuniões, publicada no Journal of Applied Psychology. Para os funcionários preocupados em cumprir tarefas e atingir metas, reuniões são interrupções irritantes no trabalho e na produtividade; o nível de insatisfação no trabalho aumenta quanto maior o número de reuniões. O estudo apontou ainda que funcionários menos esforçados têm uma orientação mais flexível no trabalho e, na verdade, gostam de reuniões, presumivelmente vistas como uma bem-vinda interrupção, uma chance para ser social.
No livro “A Ciência e Ficção das Reuniões,” Rogelberg (junto com Cliff Scott, professor da Universidade da Carolina do Norte, Charlotte, e John Kello, professor do Davidson College) explica que reuniões ineficientes são especialmente danosas para as empresas.
Três diferentes estudos sustentam a idéia de que o nível de produtividade das reuniões é o mais poderoso fator para a satisfação no emprego; quanto mais tempo gasto em reuniões sem sentido, maior a insatisfação e mais os funcionários tendem a deixar a companhia.
As pesquisas sustentam essa avaliação. Um levantamento da Microsoft com 30 mil pessoas ao redor do mundo descobriu que a maior parte dos empregados sente-se produtiva em apenas três dias da semana. O que mais contribuiu isso? Reuniões improdutivas (objetivos pouco claros e falta de comunicação da equipe também estavam entre os três primeiros colocados, uma prova de que usar reuniões como ferramenta de comunicação é um erro.) De acordo com a pesquisa, as pessoas passam 5,6 horas em reuniões por semana, apesar de 65% responderem que elas não são produtivas. Nos Estados Unidos, em particular, o número de empregados que acham reuniões perda de tempo sobe para 71%.
Na verdade, reuniões são ótimas oportunidades de relacionamento, motivação e colaboração entre as equipes, promovendo aprendizado, troca de informações e mais engajamento nas equipes.
Hoje, com todos os recursos tecnológicos existentes, é possível contar com salas de reunião online, que permitem a conexão de profissionais mesmo em diferentes escritórios, cidades e até países.
Mas sejam presenciais ou via videoconferência, é preciso ter atenção a alguns detalhes para que esses encontros sejam realmente proveitosos.
Conheça algumas dicas simples para ter reuniões de trabalho mais produtivas:
1- Marque somente reuniões necessárias. O propósito de uma reunião deve ser a todada de decisão, a solução de um problema ou a seleção de um fornecedor. Cada uma destas reuniões somente interessa a um grupo de pessoas e somente estas devem ser chamadas, pois do contrário as pessoas se sentirão aborrecidas, sentindo que há coisas mais importantes a serem feitas.
2- Defina uma Pauta para a reunião. Relacione os pontos que devem ser tratados, por ordem de prioridade. Esta pauta deve ser compartilhada com os participantes da reunião antes, para que todos possam colaborar.
3 – Convide somente as pessoas interessadas, e com antecedência. É fundamental que os principais interessados e decisores estejam presentes para melhor produtividade da reunião. Com isso elabore uma lista de participantes e peça disponibilidade de agenda e confirmação com antecedência, para que todos possam comparecer.
4- Reserve um ambiente adequado. É importante escolher local longe de ruídos e sem interrupções para manter o foco e ser produtivo.
5 – Respeite o horário da reunião e duração. Além da preocupação com o tema, pauta e equipe, é fundamental respeitar os horários, pois as pessoas se programaram estão disponíveis naquele intervalo de tempo, qualquer atraso antes e durante a reunião prejudica o trabalho e faz a todos perderem tempo.
6 – Mantenha o foco e evite distrações. Cabe aos participantes bem como ao organizador e facilitador, todos os esforçó’s’para manter o foco nos temas definido. Conversas paralelas, saídas, ligações, acesso à internet e celular, além de serem vistos como falta de educação, tiram o foco e precisam ser controlados.
7 – Faça um fechamento. É importante que o organizador da reunião faça uma lista dos assuntos tratados e definições, então ao final da reunião esta lista seja recapitulada, para evitar que falte algum ponto importante, bem como para definir os próximos passos e plano de ação.
8 – Elabore uma ata de reunião. Para evitar problemas de comunicação e formalizar o que foi tratado, o organizador deverá elaborar Ata de Reunião e enviar à todos para conhecimento e considerações. Pode-se elencar os próximos passos e os responsáveis como uma forma de gerenciar a realização destas tarefas e atividades.
Desta forma, as reuniões ficam mais objetivas, evitando desmotivação da equipe e gerando resultados positivos para o trabalho conjunto.
Como são as reuniões na sua empresa? Tem outras dicas para melhorar a produtividade nesses encontros? Compartilhe conosco!
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